Já é sabido por muitos que a tecnologia tem ajudado empresas a organizar processos internos e externos. Com o CRM não é diferente. Eu diria mais: é a decisão mais ponderada que um gestor deveria fazer, porque é onde fica a fonte da verdade para entender como a gente se comunica com o cliente, quais canais ele prefere, qual o ciclo de compras e quais KPIs sustentam uma boa tomada de decisão sobre onde e como investir.
Só que a escolha de uma ferramenta por si só não garante resultado, e muitos tomam essa decisão de forma equivocada, acreditando que o CRM vai funcionar como uma pílula mágica. A seleção deveria acontecer de trás para frente.
Onde mora o erro
Em minha experiência lidando com várias ferramentas de CRM e implantando em outras empresas, o que vejo com frequência é gestores e executivos escolhendo ferramentas por funcionalidade ou por preço, e não pela aderência ao processo da empresa.
Isso frequentemente gera um resultado indesejado, onde o time acha chato preencher o CRM, não enxerga como isso ajuda a fechar mais vendas ou melhorar a comissão, e o sistema vira uma ferramenta de cobrança, não de apoio. Um CRM que parece trabalho extra vai ser evitado. Isso não é só um achismo meu, estudos apontam que 63% das empresas relatam problemas de adoção por resistência dos usuários, e representantes comerciais chegam a gastar mais de uma hora por dia apenas em registros manuais.
O problema não é a ferramenta. O problema é que a ferramenta foi escolhida antes de o processo estar claro.
Tem ainda o caso clássico de quem diz: "Não tenho processo aqui, vou começar a fazer isso dentro do CRM." Aí entramos em outro problema. O CRM deve ser escolhido com base no como os seus processos de fato acontecem, antes de olhar preço ou funcionalidades.
Por mais que você me fale que não tem processos escritos, sua empresa tem um jeito de fazer as coisas. Esse jeito só precisa ser documentado.
Antes de avaliar qualquer ferramenta, responda isto
- Como o seu time se comunica com os clientes?
- Seu cliente é empresa, pessoa física, ou os dois?
- Como seus clientes preferem se comunicar com sua empresa?
- Como funciona a geração de demanda?
- Quais canais e origens trazem novos clientes?
- Quanto tempo leva desde o momento em que um novo negócio é gerado até virar venda?
- O que se espera que o time faça até lá?
Com essas respostas em mãos, você já consegue escrever quais recursos a ferramenta deve ter para se adequar à sua operação. Um ponto importante: muitos recursos que você imagina que vai usar, na prática nunca usa. Pagar por 100% de uma plataforma para utilizar 10% dela é desperdício travestido de investimento.
Qual CRM escolher
Enfatizo, escolher CRM pelo preço é a pior decisão que um gestor pode fazer, mas escolher por lista de funcionalidades sem olhar o processo é ainda pior.
Alguns recursos que considero relevantes para a maioria dos negócios, e sempre com a ressalva de que dependem do seu processo:
- Campos personalizados específicos para o seu negócio
- Campos obrigatórios que garantam qualidade nos dados
- Automações de cadência de contato com clientes (isso economiza tempo e ajuda a converter mais)
- Integração com outros sistemas, como ERPs
Com base nesses pontos, há algumas opções que se encaixam bem na maioria dos negócios do mercado brasileiro, cada uma com sua especialidade.
RD Station CRM
CRM simples e direto ao ponto. O time se ambienta rápido, e o plano gratuito já tira a operação das planilhas. Tem ótima integração com o RD Station Marketing, da mesma empresa, o que faz sentido quando as duas ferramentas trabalham juntas. Campos personalizados e gestão de tarefas já funcionam na versão gratuita; nas versões pagas, entram campos obrigatórios, relatórios mais robustos e configuração de funis de vendas.
O ponto de atenção: o processo precisa se adequar à ferramenta, não o contrário.
Agendor CRM
CRM brasileiro pensado para vendas consultivas e B2B. A versão paga entrega um custo-benefício que supera a gratuita com folga. Funis de vendas personalizados, e-mail integrado (sem precisar sair do CRM para enviar uma mensagem), campos personalizados e obrigatórios, automações customizáveis e relatórios estruturados para tomada de decisão. Tem ainda integração nativa com WhatsApp para que as comunicações fiquem centralizadas dentro dos negócios.
Pipedrive
Aqui a gente chega nas ferramentas gringas que, para empresas com ticket médio mais interessante e ciclos de vendas mais complexos, valem cada centavo. O Pipedrive se destaca nos relatórios avançados totalmente personalizados, campos obrigatórios, múltiplos funis e forecast direto no funil. Integra com mais de 500 aplicativos e tem API acessível para integrações customizadas.
O que mais faz sentido no Pipedrive para operações B2B é a integração robusta com caixa de e-mail e calendário dentro do CRM, formulários nativos para o site, link de agendamento direto e automações altamente configuráveis.
HubSpot
O HubSpot merece uma prateleira diferente. Além dos recursos que os concorrentes já têm, ele entrega um ambiente sólido para ações de marketing integrado ao CRM, com rastreamento da trilha completa do cliente: de onde ele converte, quais e-mails abre, ciclo de vendas por faixa e várias personalizações que tornam o HubSpot a escolha natural de empresas que querem poder Enterprise sem lidar com a complexidade de um Salesforce.
O ponto de atenção é o custo: o plano gratuito é generoso no início, mas conforme a operação cresce e os recursos pagos passam a ser necessários, o preço sobe rápido.
CRM não é gestão de vendas
Essa é a confusão mais comum e, na minha visão, a mais cara.
CRM é gestão de relacionamento. E gestão de relacionamento bem feita é o que garante que as vendas aconteçam com menos fricção, mais fluidez e de forma cada vez mais previsível. Quando o CRM vira apenas uma ferramenta de cobrança de resultado, ele perde o propósito e o time perde a motivação de usá-lo, o que suja seus dados, relatórios e, por consequência, as decisões.
A fonte da verdade da sua operação comercial precisa refletir como seus relacionamentos de fato evoluem, não apenas os números que um gestor quer ver na reunião de segunda-feira.
Quer ajuda para decidir?
A gente faz isso gratuitamente. Em uma conversa de aproximadamente 45 minutos, a gente entende como sua empresa vende hoje, o que está funcionando, o que está travando o crescimento e qual ferramenta se encaixa no seu processo sem que você precise remodelar tudo para usar o CRM.
Ao final você leva um documenta com um plano detalhado do que fazer, se precisar de ajuda, vamos te mostrar o caminho. Sem pressão, sem pitch.
Tenho certeza que vai te gerar muito valor.
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Um abraço e boas vendas!
